От выполненных предложений до счетов — как работает биллинг ExusTrans

Обзор процесса биллинга ExusTrans

Каждый счёт на ExusTrans формируется на основе проверенных данных платформы. Это гарантирует, что в биллинг попадают только завершённые и подтверждённые перевозки.

1. 🚛 Транспортный заказ выполнен
2. 💬 Предложение подтверждено в чате
3. 📁 Предложение сохранено как Done Offer
4. 🧑‍💼 Администратор проверяет расчётный период
5. 🧾 Счёт сформирован
6. 📄 PDF выпущен и сохранён

Шаг 1: Транспортные предложения закрываются в чате

После завершения доставки обе стороны подтверждают выполнение в системе чата ExusTrans. Это подтверждение является официальным завершением транспортной услуги.

• 📱 Подтверждение выполняется в чате
• 📦 Статус доставки проверяется
• 💬 Подтверждаются итоговая цена и расходы
• 🔒 Запись блокируется для биллинга

К этапу выставления счетов допускаются только предложения, полностью подтверждённые обеими сторонами.

Шаг 2: Завершённые предложения сохраняются как Done Offers

После подтверждения каждая завершённая перевозка сохраняется в системе как Done Offer. Эта запись становится официальной финансовой основой для выставления счетов.

• 📌 Раздел: Мой профиль → Done Offers
• 🧾 Итоговая согласованная цена
• 🛣️ Утверждённые дорожные сборы и доп. услуги
• 📍 Маршрут и детали доставки
• 🕒 Временная отметка завершения

Done Offers нельзя редактировать после подтверждения. Это гарантирует целостность биллинга и предотвращает ретроспективные изменения.

Шаг 3: Проверка и подготовка к выставлению счетов

Перед формированием счета система автоматически проверяет все Done Offers, чтобы обеспечить согласованность данных.

• 🔍 Проверка статуса выполнения
• 📄 Валидация цен и расходов
• 🏢 Проверка данных компании
• 💶 Проверка НДС и страны
• ⚠️ Выявление отсутствующей информации

Предложения, не прошедшие проверку, временно исключаются до внесения исправлений.

Шаг 4: Администратор формирует счета два раза в месяц

Счета на ExusTrans формируются администраторами по фиксированным расчётным циклам. Это обеспечивает предсказуемые бухгалтерские периоды.

• 📅 Период 1: 1st – 14th of the month
• 📅 Период 2: 15th – end of month
• 📊 Включаются только валидированные Done Offers
• 🧠 Автоматическая группировка по заказчику и перевозчику

Этот централизованный процесс формирования обеспечивает единообразие и соблюдение регуляторных требований.

Шаг 5: Автоматический расчёт комиссии

ExusTrans применяет стандартную комиссию платформы к услугам перевозчиков. Комиссия рассчитывается автоматически и прозрачно.

• 🧮 Стандартная ставка: 20%
• 📌 Применяется к нетто-стоимости перевозки
• ✅ Включается в счёт для заказчика
• 📄 Отображается в платёжных документах

Эта система предотвращает ошибки в расчётах и помогает перевозчикам корректно формировать предложения.

Шаг 6: Правила НДС и налогообложения применяются автоматически

При формировании счета система определяет корректный режим НДС на основе местонахождения компании и данных о регистрации.

• 🇧🇪 Бельгийский НДС (21%) при необходимости
• 🇪🇺 Механизм обратного начисления НДС (EU reverse charge)
• 🌍 Вне ЕС — вне сферы применения
• 📑 Добавляются правовые ссылки

Этот процесс обеспечивает соответствие счетов бельгийским и европейским требованиям.

Шаг 7: Формируются PDF-счета

После расчёта и проверки ExusTrans автоматически формирует юридически корректные PDF-счета.

• 🧾 Уникальный номер счета
• 🏢 Идентификация компании
• 💶 Расшифровка стоимости
• 📑 Примечания по НДС
• 📆 Дата выставления и период

Эти PDF-документы подходят для бухгалтерского учёта, аудита и финансовой отчётности.

Шаг 8: Доступ и скачивание счетов

Все сформированные счета надёжно хранятся в аккаунтах пользователей и доступны в любое время.

• 👤 Раздел: Мой профиль → Счета
• ⬇️ Скачивание PDF в один клик
• 📊 Отслеживание статуса счета
• 📁 Исторический архив

Пользователям рекомендуется скачивать и архивировать счета для собственных бухгалтерских целей.

Преимущества системы биллинга ExusTrans

Автоматизированный процесс биллинга даёт существенные преимущества как для заказчиков, так и для перевозчиков.

• ✅ Снижение административной нагрузки
• ✅ Прозрачное ценообразование
• ✅ Меньше рисков споров
• ✅ Документы, готовые к аудиту
• ✅ Предсказуемые расчётные циклы

❓ Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Когда предложение становится Done Offer?

Предложение становится Done Offer после завершения перевозки и подтверждения доставки обеими сторонами в чате.

Где я могу посмотреть свои Done Offers?

Все выполненные перевозки доступны в разделе Мой профиль → Done Offers.

Могу ли я отредактировать Done Offer после подтверждения?

Нет. Done Offers блокируются после подтверждения, чтобы обеспечить прозрачный и надёжный биллинг.

Как часто формируются счета?

Счета формируются два раза в месяц: с 1st по 14th и с 15th до конца месяца.

Кто формирует счета?

Счета формируются администраторами ExusTrans на основе проверенных данных Done Offer.

Включаются ли все завершённые предложения в следующий счёт?

Да. Все валидированные Done Offers за расчётный период включаются в следующий счёт.

Как применяется комиссия 20%?

Комиссия рассчитывается автоматически от нетто-цены перевозчика и включается в итоговый счёт.

Когда рассчитывается НДС?

НДС рассчитывается автоматически при формировании счета на основе местонахождения компании и данных о регистрации НДС.

Когда формируется PDF-счёт?

PDF-счета формируются сразу после завершения и утверждения расчётного цикла.

Где я могу скачать свои счета?

Все счета доступны в разделе Мой профиль → Счета и могут быть скачаны в любое время.

Что делать, если мой Done Offer содержит неверную информацию?

Необходимо немедленно связаться со службой поддержки ExusTrans. Исправления возможны только до формирования счета.

Почему мой Done Offer отсутствует в счёте?

Done Offer может быть исключён, если он неполный, находится на проверке или отсутствуют обязательные данные.

Могу ли я получать счета чаще?

Нет. Счета выставляются по фиксированным расчётным циклам для обеспечения единообразного бухгалтерского учёта.

Как долго счета хранятся на ExusTrans?

Счета надёжно хранятся в вашем аккаунте и остаются доступными в соответствии с требованиями законодательства по срокам хранения.

Нужно ли мне хранить собственные копии счетов?

Да. Пользователи несут ответственность за скачивание и архивирование счетов для собственного бухгалтерского и налогового учёта.

Заключение

От подтверждения в чате до финальной выдачи PDF ExusTrans управляет всем процессом выставления счетов структурированно и прозрачно. Используя Done Offers как единственный источник достоверных данных, применяя автоматические правила комиссии и НДС и формируя соответствующие требованиям документы, платформа обеспечивает надёжный биллинг для всех пользователей.